はじめに
毎年度末の予算集計作業、膨大なデータとにらめっこしていませんか？「この作業がもっと早く終われば…」と感じている公務員の方も多いはず。実は、Excelの「ピボットテーブル」機能を使えば、数時間かかっていた集計作業が一瞬で完了します。この記事では、Excel初心者の方でも安心して使えるように、ピボットテーブルの基本的な使い方を分かりやすく解説します。
ピボットテーブルとは？
ピボットテーブルとは、大量のデータを瞬時に集計・分析できるExcelの強力な機能です。難しい関数を一切使わずに、ドラッグ＆ドロップの直感的な操作だけで、項目別の合計や平均、データの個数などを自動で計算してくれます。集計ミスを防ぎ、誰でも正確なレポートを作成できるのが最大の魅力です。
ピボットテーブル作成の基本ステップ
ここでは、簡単な予算データを例に、ピボットテーブルを作成する手順を見ていきましょう。
ステップ1：集計したいデータを選択
まず、集計したいデータが入力された表全体を選択します。表の中の任意のセルを1つクリックするだけでも大丈夫です。
ステップ2：「挿入」タブからピボットテーブルを作成
次に、Excelのメニューから「挿入」タブをクリックし、一番左にある「ピボットテーブル」を選択します。ダイアログボックスが表示されたら、特に設定を変更せず「OK」をクリックします。
ステップ3：フィールドを配置して集計
新しいシートにピボットテーブルの作成画面が表示されます。画面右側の「ピボットテーブルのフィールド」リストから、集計したい項目を下のエリアにドラッグ＆ドロップします。例えば、「勘定科目」を「行」エリアに、「金額」を「値」エリアに配置すれば、科目ごとの合計金額が自動で集計されます。
まとめ
ピボットテーブルは、一度使い方を覚えれば、今後の予算集計やデータ分析業務を劇的に効率化してくれる強力なツールです。手作業による集計から解放され、より重要な業務に時間を使うためにも、ぜひ今日からピボットテーブルを活用してみてください。
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