はじめに
公務員の業務において、会議の議事録作成は頻繁に発生する重要なタスクです。しかし、多忙な中で時間をかけずに、要点を押さえた議事録を作成するのは難しいと感じる方も多いのではないでしょうか。本記事では、コピー＆ペーストしてすぐに使える「3分で書ける議事録テンプレート」と、作成を効率化するポイントをご紹介します。
【コピペOK】究極にシンプルな議事録テンプレート
以下のテンプレートをコピーしてご活用ください。重要な項目に絞ることで、誰でも短時間で要点をまとめることができます。
件名：【議事録】（会議名）
日時：令和◯年◯月◯日（◯） ◯時◯分～◯時◯分
場所：（会議室名やWeb会議など）
出席者：（敬称略、役職順）
■ 決定事項
1. （決定事項を箇条書きで簡潔に記載）
2.
■ 確認事項・懸念事項
1. （議論の中で出た確認点や懸念事項を記載）
2.
■ 次回までの宿題（ToDo）
・（誰が）（何を）（いつまでに）
・
以上議事録作成を効率化する3つのポイント
1. 目的を「決定事項」と「ToDo」の共有に絞る：議事録は完璧な記録である必要はありません。会議で「何が決まったのか」「次に誰が何をするのか」を明確にすることが最も重要です。この2点に集中することで、記述量を大幅に削減できます。
2. 会議中にテンプレートへ直接入力する：会議が終わってから思い出しながら書くのは非効率です。PCを持ち込める会議であれば、このテンプレートを開き、議論を聞きながらリアルタイムで「決定事項」や「ToDo」をメモしていきましょう。
3. 事前にアジェンダを確認する：会議のアジェンダ（議題）を事前に確認し、テンプレートの各項目を予測して埋めておくだけでも、当日の作業が格段に楽になります。
まとめ
今回ご紹介したテンプレートと効率化のポイントを活用すれば、議事録作成の時間は劇的に短縮できます。空いた時間を他の重要な業務に充て、生産性を向上させましょう。ぜひ、今日からお試しください。
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